Migration und Beschäftigung ausländischer Arbeitskräfte

Der Arbeitskräftemangel in Europa hat sich in den letzten Jahren durch demografische, politische und wirtschaftliche Veränderungen deutlich verschärft und stellt ein großes Problem für Arbeitgeber und die europäische Wirtschaft dar. Laut dem “Report on labour shortages and surpluses” aus 2023 haben fast 63% kleiner und mittlerer Unternehmen Schwierigkeiten, qualifizierte Kandidaten für zahlreiche Stellen zu finden, wobei bei mindestens 42 Berufsgruppen akuter Personalmangel herrscht (Europäische Kommission, 2024). Zur Bewältigung dieses Problems wurden verschiedene Maßnahmen ergriffen, darunter Initiativen der Regierungen. Eine der effektivsten Strategien ist jedoch die Rekrutierung qualifizierter Fachkräfte aus dem Ausland (Astrov et al., 2021). Diese Situation wurde durch Änderungen in der Einwanderungspolitik und neue Anreize zur Gewinnung von Talenten erleichtert. Obwohl der Arbeitskräftemangel ein zentrales Element für die internationale Talentmobilität ist, gibt es auch weitere entscheidende Faktoren. Studien zeigen, dass hochqualifizierte Fachkräfte aus dem Ausland Wissenstransfer, Innovation, Diversität und Geschäftswachstum fördern (Nathan, 2014). Zudem korreliert ihre Präsenz mit Vorteilen wie interkultureller Kompetenz, globaler Vernetzung und höherer Produktivität (Solimano, 2006).

Erfahrungen von Expatriates

Expatriates (Expats) sind Personen, die dauerhaft oder vorübergehend im Ausland leben und arbeiten (Van der Knaap, 2017). Es gibt zwei Hauptarten: „Self-initiated expatriation“ (SIE), bei der Personen eigenständig aus beruflichen Gründen ins Ausland ziehen, und „Company-assigned expatriation“ (CAE), bei der Mitarbeitende für eine spezifische Aufgabe versetzt werden (Li et al., 2023, S. 19). Expatriates bringen aufgrund ihres Hintergrunds andere Perspektiven, Bedingungen und Bedürfnisse mit als die lokale Belegschaft (Harrison et al., 2004). Ihre Integration am Arbeitsplatz hängt wesentlich von ihrer Fähigkeit ab, sich an das neue kulturelle Umfeld anzupassen, da ohne kulturelle Anpassung die Integration oft schwierig bleibt (Hajro et al., 2018).

Der Anpassungsprozess von Expatriates ist ein zentrales Thema in der Literatur zum Expatriate-Management. Black, Mendenhall und Oddou (1991) entwickelten ein Modell, das Faktoren beschreibt, welche die Anpassung an eine neue kulturelle Umgebung fördern oder behindern. Dieses Modell umfasst die Phasen der antizipatorischen Anpassung und der Anpassung im Gastland (Ellis et al., 2020). Es hebt drei Schlüsseldimensionen hervor: die Arbeitsanpassung, die beschreibt, wie gut sich eine Person an ihre neue berufliche Rolle gewöhnt; die Interaktionsanpassung, die soziale Beziehungen und Interaktionen vor Ort umfasst; und die allgemeine Anpassung an Kultur und Lebensbedingungen (Shaffer et al., 1999).

Employment Lifecycle

Das Konzept des „Employment Lifecycles“ ist grundlegend für die Integration von Expatriates, da es Unternehmen ermöglicht, gezielt auf die besonderen Bedürfnisse und Herausforderungen der Mitarbeitenden in jeder Phase ihres Einsatzes einzugehen. Der Lebenszyklus umfasst sechs Phasen: In der ersten Phase geht es darum, Talente durch eine starke Arbeitgebermarke zu gewinnen (Xiang et al., 2023). Darauf folgt die Rekrutierung, in der die Organisation geeignete Kandidaten sucht, auswählt und einstellt (Connerley, 2014). Die dritte Phase ist das Onboarding, in welcher neue Mitarbeitende in das Unternehmen integriert und ihnen notwendige Tools und Schulungen bereitgestellt werden (Bell, 2021). Die vierte Phase fokussiert sich auf die Entwicklung der Mitarbeitenden, durch die kontinuierliche Förderung derer Fähigkeiten und Wissen (Xiang et al., 2023). In der fünften Phase, der Mitarbeiterbindung, liegt der Fokus auf Maßnahmen zur Erhöhung der Arbeitszufriedenheit und Reduzierung der Fluktuation (Das und Baruah, 2013). Abschließend endet das Beschäftigungsverhältnis in der letzten Phase, wobei der Schwerpunkt auf dem Austritt des Mitarbeiters liegt (Gruber, 2023).

Expatriate-Integration am Arbeitsplatz: Eine deskriptive Fallstudie zu Herausforderungen und Strategien

Es wurde eine deskriptive Fallstudie durchgeführt, um die Herausforderungen, mit denen Expatriates während des gesamten Beschäftigungslebenszyklus konfrontiert sind, umfassend zu untersuchen und effektive Unterstützungsstrategien zu ermitteln. An der qualitativen Studie nahmen zwei Teilnehmergruppen teil: Expatriates und Arbeitgeber. Um die Perspektiven der Arbeitnehmer auf die Herausforderungen und Strategien für die Integration von Expatriates am Arbeitsplatz zu untersuchen, wurde eine Online-Fokusgruppe durchgeführt. Die Sitzung umfasste 18 Fragen, die darauf abzielten, verschiedene Aspekte der Integration von Expatriates während des gesamten Beschäftigungsverlaufs zu untersuchen. Die Stichprobe umfasste 10 Personen mit Wohnsitzen in vier Ländern der Europäischen Union (Spanien, Deutschland, Schweden und Portugal), die bei privaten Unternehmen in verschiedenen Branchen beschäftigt waren; darunter Tourismus, Technologie, Biotechnologie, Marketing, Bauwesen und Textilien. Um die Perspektive der Arbeitgeber zu erfassen, wurde mit jedem der für die Studie rekrutierten Unternehmensvertreter halbstrukturierte Tiefeninterviews durchgeführt. Das Interview umfasste 19 Fragen zur Integration von Expatriates, die sich am Rahmenkonzept des Beschäftigungslebenszyklus orientierten. Die Stichprobe für diese zweite Gruppe umfasste 3 Personalexperten, die mit Aufgaben im Bereich des Expatriate-Managements betraut, bei mittelgroßen und großen globalen Unternehmen beschäftigt und in mehreren Ländern der Europäischen Union in den Bereichen Gesundheitswesen, Finanzen und Technologie tätig waren.

Herausforderungen während des „Employment Lifecycles“

Die Ergebnisse bestätigen, dass Expatriates während ihrer gesamten Beschäftigungszeit mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert sind, die ihre Integration in den Arbeitsplatz behindern könnten. Ein zentrales Problem sind administrative Hürden, beispielsweise zeitaufwändige Prozesse zur Erlangung von Dokumenten, wie Visa und Arbeitserlaubnissen. Für Unternehmen stellt die komplexe Gesetzgebung ebenfalls eine Herausforderung dar, besonders ohne ausreichende Rechtskenntnisse, was oft erhebliche Investitionen in Zeit und Geld erfordert, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Ein weiteres Problem ist das Fehlen geeigneter Unterstützungssysteme. Unzureichende Orientierungsprogramme und eine geringe Arbeitgeberbeteiligung können Anpassungsschwierigkeiten verstärken und Gefühle von Isolation und Unsicherheit fördern. Sprachbarrieren und kulturelle Unterschiede behindern häufig die Kommunikation und die Integration in soziale Netzwerke. Anpassung an lokale Arbeitsweisen und kulturelle Normen bleibt eine Herausforderung, die das Wohlbefinden und die Arbeitszufriedenheit von Expatriates beeinträchtigen kann. Zusätzlich erschweren ungleiche Chancen die Integration. Eingeschränkter Zugang zu beruflichem Aufstieg im Vergleich zur lokalen Belegschaft und mögliche Vorurteile tragen dazu bei, dass Expatriates sich benachteiligt fühlen.

Auch bei der Bindung von Expatriates stehen Unternehmen vor erheblichen Schwierigkeiten. Diese resultieren oft aus einem fehlenden Verständnis für die besonderen und dynamischen Bedürfnisse von Expatriates. Ohne dieses Verständnis fällt es schwer, wirksame Feedback-Mechanismen zu schaffen und gezielte Unterstützung anzubieten. Unternehmen müssen die spezifischen Herausforderungen ihrer internationalen Mitarbeitenden besser erkennen, um ihre Integration und langfristige Bindung erfolgreich zu fördern.

Erfolgreiche Strategien und bewährte Verfahren für die Umsetzung in Unternehmen

Die Ergebnisse unterstreichen auch die Notwendigkeit umfassender Unterstützungsstrategien, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Bedingungen von Expatriates eingehen, von den ersten Phasen der Talentgewinnung bis hin zu ihrer fortlaufenden Integration. Dies erfordert gut ausgearbeitete Unternehmensrichtlinien und strukturierte Programme, die die effektive Anpassung und den Erfolg von Expatriates sicherstellen. Die folgenden praktischen Richtlinien wurden als integraler Bestandteil der Ergebnisse der Studie entwickelt, um Unternehmen bei der effektiven Bewältigung der identifizierten Herausforderungen zu unterstützen. Sie werden in Übereinstimmung mit den Phasen des Beschäftigungslebenszyklus für einen strukturierten Ansatz dargestellt:

Anziehung: Die Organisation kann Expats anziehen, indem sie Leistungspakete entwickelt, die Umzugskosten, Sprachkurse, Unterstützung bei der Wohnungssuche und flexible Arbeitsmöglichkeiten wie Homeoffice-Tage oder Telearbeit aus dem Heimatland umfassen. Die Förderung von Vielfalt, sozialer Gerechtigkeit und Inklusion durch Rekrutierungsplattformen, soziale Medien und Materialien zur Arbeitgebermarkenbildung mit Erfahrungsberichten und Erfolgsgeschichten von derzeitigen Expats stärkt die Attraktivität zusätzlich.

Rekrutierung: Um internationale Talente anzuziehen, sollten Organisationen Stellenausschreibungen auf globalen Plattformen und nicht nur auf regionalen Websites veröffentlichen. Sie sollten überzeugende Schlagzeilen und klare Formulierungen verwenden, um die Unternehmenskultur, die Vorteile und die Möglichkeiten für Expatriates hervorzuheben. Die Zusammenarbeit mit internationalen Universitäten hilft dem Unternehmen auch dabei, mit einem Pool qualifizierter Expatriates und Studenten in Kontakt zu treten, während Mitarbeiterempfehlungsprogramme und die Zuweisung finanzieller Mitteln für Partnerschaften mit internationalen Personalvermittlungsagenturen den Einstellungsprozess ebenfalls verbessern. Durch Probetage oder Job-Previews erleben Bewerber die Unternehmensumgebung aus erster Hand, gewinnen ein besseres Verständnis für das tägliche Umfeld des Unternehmens und klären die Erwartungen an die Stelle. Transparenz bei der Einstellung, mit offenem Feedback und integrativen Einstellungsverfahren, stärkt den Prozess zusätzlich.

Onboarding: Organisationen sollten vor der Einstellung Orientierungsveranstaltungen anbieten, um die Unternehmenskultur vorzustellen, erste Erwartungen zu besprechen und den Ablauf des bevorstehenden Onboarding-Plans sowie wichtige Informationen zu Unterkunft, Visa und lokalen Dienstleistungen zu präsentieren. Interkulturelles Training verbessert die Zusammenarbeit, indem es kulturelle Unterschiede und Kommunikationsstile thematisiert. Ein gut strukturiertes Onboarding-Programm mit klaren Zielen, progressiven Check-ins und detaillierten Jobinformationen sorgt für einen reibungsloseren Übergang. Mentoring- oder Buddy-Programme, die Expatriates mit erfahrenen Mitarbeitern zusammenbringen, bieten Orientierungshilfe und kulturelle Einblicke. Die Bereitstellung finanzieller Mitteln für die Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern, die sich um Umzugsangelegenheiten, Visumanträge, die Verlängerung von Arbeitserlaubnissen und weitere Unterlagen kümmern, hilft bei der Bewältigung administrativer und rechtlicher Komplexitäten. Zentralisierte Unternehmensplattformen sollten klare Anweisungen und Checklisten zur Orientierung bereitstellen. Darüber hinaus fördern Willkommensveranstaltungen den Aufbau sozialer Kontakte und das Zugehörigkeitsgefühl unter den Mitarbeitern.

Entwicklung: Unternehmen sollten Feedback-Kanäle für Expatriates schaffen, wie z. B. Einzelgespräche, HR-Check-ups und Umfragen, um ihre Bedürfnisse zu verstehen. In Leistungsbeurteilungen sollten spezifische Karriereentwicklungsziele und strukturierte Karrierewege für Expatriates festgelegt werden, die durch individuelle Schulungspläne unterstützt werden. Die Verfolgung der Beförderungsquoten und des Karrierefortschritts im Vergleich zu lokalen Mitarbeitern gewährleistet Fairness. Etwaige Ungleichheiten sollten durch Anpassungen der Richtlinien behoben werden. Daher sollten sich die Beförderungskriterien auf Fähigkeiten, Erfahrung und Leistung konzentrieren. Eine transparente Kommunikation von Karrieremöglichkeiten und Sprachkursen in Zusammenarbeit mit Bildungseinrichtungen fördert die Integration und Weiterentwicklung von Expatriates weiter.

Mitarbeiterbindung: Unternehmen sollten Mitarbeiter und Führungskräfte in Bezug auf unbewusste Vorurteile und den Wert von Vielfalt schulen und gleichzeitig einen Ausschuss für Vielfalt und Inklusion einrichten, der die Perspektiven von Expatriates vertritt. Flexible Arbeitsregelungen, die auf die Bedürfnisse von Expatriates zugeschnitten sind, wie z. B. Telearbeit oder Fernarbeit, sollten gefördert und in Richtlinien formalisiert werden. Durch die Zusammenarbeit mit arbeitsmedizinischen Einrichtungen wird der Zugang zu Programmen für psychische Gesundheit ermöglicht, ergänzt durch Initiativen wie Stressbewältigungs-Workshops und Erste-Hilfe-Schulungen für psychische Gesundheit. Soziale Veranstaltungen und Interessengruppen, wie z.B. Sportteams oder Sprachaustausch, stärken das Gemeinschaftsgefühl. Wenn möglich, kann die Einführung von Englisch als Hauptsprache für Besprechungen und Kommunikation die Inklusivität für internationale Mitarbeiter verbessern.

Trennung: Um den Mitarbeitern den Abschied zu erleichtern, sollten Unternehmen klare Informationen über den Offboarding-Prozess bereitstellen, einschließlich relevanter Aspekte, die Expatriates berücksichtigen sollten, wie z. B. die Benachrichtigung der Einwanderungsbehörden. Das Unternehmen sollte auch rechtzeitig Referenzschreiben ausstellen, einschließlich englischer Versionen für den internationalen Gebrauch. Die Durchführung von Austrittsgesprächen zur Einholung konstruktiven Feedbacks hilft dem Unternehmen dabei, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Die Pflege positiver Beziehungen zu ehemaligen Mitarbeitern stärkt auch die Arbeitgebermarke und Alumni-Netzwerke für Networking, Empfehlungen und baut potenzielle Wiedereinstellungen auf. Bieten Sie Expatriates, die in ihr Heimatland zurückkehren, Unterstützung beim Umzug oder eine Karriereberatung an, um die Herausforderungen der Rückkehr zu erleichtern.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Expatriates mit einzigartigen Hindernissen und Herausforderungen konfrontiert sind, die durch verschiedene persönliche, soziale, berufliche und kontextbezogene Faktoren geprägt sind. Unternehmen sollten Expatriates während ihrer gesamten Beschäftigungszeit bei der Integration in den Arbeitsplatz unterstützen, da dies ihre Produktivität, Arbeitszufriedenheit und Erfolgswahrscheinlichkeit verbessert und außerdem ein vielfältiges und integratives Arbeitsumfeld fördert, das ihre Erfahrung bereichert und das Unternehmen als Ganzes stärkt.

Der Text basiert auf der Masterarbeit „Best Practices für die Integration von Expats am Arbeitsplatz“ von María Fernanda Both aus dem Jahr 2024.

Literatur

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Author: María Fernanda Both hat einen Bachelor Abschluss in Psychologie von der Universidad El Bosque in Kolumbien und einen Master of Arts in Human Resource Management von der IU Internationale Hochschule. Sie hat einen internationalen Hintergrund und verfügt über umfassende Kenntnisse in den Bereichen Personalmanagement, Integration von Expatriates, Wohlbefinden der Mitarbeiter, psychosoziale Beratung und psychische Gesundheit.