Der anhaltende Konflikt in der Ukraine hat Millionen von Ukrainern gezwungen, außerhalb ihrer Heimat Zuflucht zu suchen. Viele von ihnen haben sich in Deutschland niedergelassen. In einer weiteren Lunch & Learn-Sitzung der People Mobility Alliance brachten wir ein Gremium aus Experten für globale Mobilität und Juristen zusammen, um dieses drängende globale Thema zu erörtern. Gemeinsam diskutierten sie die aktuellen Entwicklungen in der Ukraine und deren Auswirkungen auf HR-Teams und Unternehmen aus rechtlicher und technologischer Sicht.

An dieser aufschlussreichen Diskussion nahmen teil: Tom Stieber, ein erfahrener Anwalt der international renommierten Kanzlei DWF, und Katrin Ruland, die Gründerin von Noah Mobility, einem globalen Technologieunternehmen für Umzugsdienste. Außerdem war unser Daniel Zinner dabei.

Unsere Experten sprachen über die rechtlichen Rahmenbedingungen der Einwanderung in dieser außergewöhnlichen Situation. Zudem erkundeten sie, wie der bedeutende Zustrom ukrainischer Migranten in die EU durch die Integration modernster Technologie in Umzugsdienste besser gemanagt und unterstützt werden kann.

In diesem Artikel teilen wir die wichtigsten Erkenntnisse aus dieser aufschlussreichen Sitzung und beleuchten die kritische Rolle globaler Mobilitätsprofis in diesen beispiellosen Zeiten.

Wichtige Erkenntnisse

Das Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen, die Beschäftigung, Einwanderung und Integration umgeben, ist für Unternehmen immer wesentlich, aber besonders während der aktuellen Migrationskrise. Im Folgenden finden Sie unsere wichtigsten Erkenntnisse aus unserer Lunch & Learn-Sitzung über die komplexe Landschaft, die durch den Krieg in der Ukraine entstanden ist.

1. Rechtliche Rahmenbedingungen und Integration

Eine der größten Sorgen für Unternehmen, die sich mit dem Zustrom ukrainischer Flüchtlinge befassen, ist die Navigation durch die rechtlichen Rahmenbedingungen, die Beschäftigung und Integration umgeben. Organisationen müssen gut informiert bleiben, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und ihren Mitarbeitenden die notwendige Unterstützung zu bieten.

2. Anfragen zur Umsiedlung

Unsere Daten zeigen, dass viele Umsiedlungsanfragen von Teams kamen, die sich selbst umsiedeln wollten. Diese Anfragen kamen sowohl aus Russland als auch aus der Ukraine und zeigen, wie weitreichend die Auswirkungen dieses Konflikts sind. Unternehmen müssen bereit sein, diese Umsiedlungsbedürfnisse effektiv zu adressieren.

3. Bürokratische Herausforderungen

Wie bei jeder internationalen Umsiedlung nach Deutschland gibt es mehrere bürokratische Herausforderungen, denen sich sowohl Unternehmen als auch Einzelpersonen stellen müssen. Dazu gehören scheinbar einfache Aufgaben wie die Erstregistrierung sowie komplexere Aufgaben wie Besteuerung und Arbeitserlaubnisse. HR-Teams müssen einen umfassenden Ansatz verfolgen, sicherstellen, dass sie über Expertise in globaler Mobilität verfügen und bei Bedarf mit Umzugsdienstleistern zusammenarbeiten.

4. Zusammenarbeit zwischen Recht und Technik

Rechts- und Technikexperten müssen in diesen beispiellosen Zeiten zusammenarbeiten. Die Integration innovativer Technologielösungen sowohl in rechtliche als auch in Umzugsdienste kann helfen, Prozesse zu straffen und eine Effizienz zu gewährleisten, die letztlich sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitenden zugutekommt.

5. Die Komplexität der EU-Richtlinie zum vorübergehenden Schutz

Ursprünglich 2001 entworfen, dient die EU-Richtlinie zum vorübergehenden Schutz als außerordentliche Maßnahme, um Menschen aus Nicht-EU-Ländern, die gezwungen sind, ihr Herkunftsland zu verlassen, sofortigen und vorübergehenden Schutz zu gewähren. Diese Richtlinie wurde 2022 zum ersten Mal ausgelöst, als Folge des Ukrainekonflikts. Es stellt sich jedoch die Frage, ob deutsches Recht in diesem Szenario weiterhin gilt. HR-Teams und Unternehmen, die am Umsiedlungsprozess ukrainischer Personen beteiligt sind, müssen die Implikationen dieser Richtlinie verstehen.

Diese Themen wurden während unserer Diskussion detaillierter besprochen.

Rechtlicher Fokus

Unternehmen und HR-Teams müssen proaktiv die rechtlichen Fragen angehen, die diese komplexe Situation umgeben. Während unseres Lunch & Learn-Events über den Konflikt in der Ukraine wurden drei Hauptrechtspunkte angesprochen.

1. Bürokratische Herausforderungen

Bürokratische Herausforderungen sind Teil jeder internationalen Umzugsaktion. Aber jene, die mit dem Zustrom ukrainischer Migranten in die EU verbunden sind, erfordern einen anderen und strategischeren Ansatz. Diese Herausforderungen umfassen:

Registrierungsverfahren: HR-Teams sollten sich über Registrierungsprozesse und -anforderungen auf dem Laufenden halten. Der Aufbau von Beziehungen zu wichtigen lokalen Behörden und Einwanderungsämtern wird helfen, reibungslosere Prozesse für diejenigen zu gewährleisten, die von der Ukraine nach Deutschland umziehen. Unternehmen, die eine große Anzahl neuer ukrainischer Mitarbeitende erfahren, sollten erwägen, spezielles Personal zu ernennen oder vielleicht mit spezialisierten Umzugsdienstleistern und Einwanderungsexperten zusammenzuarbeiten.

Arbeitserlaubnisse: Rechtsexperten helfen Unternehmen, die spezifischen Vorschriften und Berechtigungskriterien für ukrainische Migranten zu verstehen. Je nach Branche und Fähigkeiten der Mitarbeitende besteht möglicherweise die Möglichkeit, beschleunigte Arbeitserlaubnisse zu erhalten.

Steuer- und Sozialversicherungsrecht: Nutzen Sie Steuerspezialisten und Rechtsberater, um die steuerlichen Auswirkungen für Ihr Unternehmen und Ihre neuen ukrainischen Mitarbeitende zu ermitteln. Erwägen Sie, Anleitung und Ressourcen bereitzustellen, um Mitarbeitenden zu helfen, ihre eigenen Steuerverpflichtungen und -ansprüche zu verstehen. Die Implementierung eines robusten Gehaltsabrechnungssystems, das in der Lage ist, internationale Steuerkonformität zu handhaben, wird ebenfalls dringend empfohlen.

2. Vorübergehender Schutz und Anwendbarkeit deutschen Rechts

Das Verständnis des Zusammenspiels zwischen der Richtlinie zum vorübergehenden Schutz und deutschem Recht ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um ukrainischen Mitarbeitenden die richtige Unterstützung zu bieten. Unsere Panelteilnehmer besprachen drei Hauptwege, um diese Frage effektiv anzugehen:

Rechtsexpertise: Ratschläge von Rechtsexperten, die auf Einwanderungs- und Asylrecht spezialisiert sind, helfen Unternehmen, Klarheit darüber zu erlangen, ob ukrainische Migranten für die Bestimmungen unter der Richtlinie zum vorübergehenden Schutz in Frage kommen und wie sich dies auf ihr Recht auswirkt, eine Beschäftigung anzunehmen. Rechtsprofis bieten klare Anleitungen zur Einhaltung sowohl des EU- als auch des nationalen Rechts.

Informiert bleiben: HR-Teams müssen über jegliche Änderungen oder weitere Klarstellungen im Zusammenhang mit der Richtlinie zum vorübergehenden Schutz auf dem Laufenden bleiben. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen über sich entwickelnde rechtliche Verpflichtungen informiert ist und Politiken und Verfahren schnell entsprechend anpassen kann. Es ist auch wichtig, diese Updates über regelmäßige Kommunikation an Mitarbeitende weiterzugeben, damit sie auf dem Laufenden bleiben.

Dokumentation der Einhaltung: Mehr denn je ist es von höchster Wichtigkeit, die Einhaltung zu dokumentieren. Arbeitsverträge, Arbeitserlaubnisse und jegliche zusätzliche Unterstützung, die ukrainischen Migranten gewährt wird, müssen gut dokumentiert sein, um zu zeigen, dass Ihr Unternehmen sowohl nach der Richtlinie für vorläufigen Schutz als auch nach deutschem Recht handelt.

3. Gestaltung von Arbeitsverträgen

Arbeitsverträge müssen an die einzigartigen Umstände ukrainischer Migranten angepasst werden. Sie müssen Klarheit und Schutz für beide Parteien bieten. Die Experten unseres Lunch & Learn-Events gaben folgende Einblicke:

Individualisierung ist entscheidend: Arbeiten Sie mit Rechtsexperten zusammen, um sicherzustellen, dass Arbeitsverträge die spezifischen Bedürfnisse und Unsicherheiten, die aus der Ukraine-Krise resultieren, ansprechen. Dies könnte Bestimmungen zur Arbeitsdauer, Optionen für Fernarbeit und mögliche Änderungen des Beschäftigungsstatus aufgrund sich entwickelnder rechtlicher Bedingungen beinhalten.

Flexibilität: Als Unternehmen müssen Sie ein gewisses Maß an Flexibilität in Arbeitsverträgen einbauen, um potenzielle und dringende Veränderungen in Arbeitsarrangements oder Standorten zu berücksichtigen.

Kommunikation: Halten Sie eine offene und transparente Kommunikation mit Ihren ukrainischen Mitarbeitenden aufrecht, wann immer es Änderungen am Arbeitsvertrag gibt. Bieten Sie einen Raum, in dem Mitarbeitende ihre Fragen stellen, Klarstellungen suchen oder Bedenken äußern können.

Fokus auf Technologie

Neben den rechtlichen Aspekten des Ukraine-Konflikts spielt auch die Technologie eine wichtige Rolle bei den aktuellen Übergängen sowohl für Unternehmen als auch für ihre neu angekommenen Mitarbeitende. Die Experten unserer Lunch & Learn-Sitzung gaben drei Haupterkenntnisse darüber, wie man Technologie in dieser Zeit am besten nutzt.

1. Nutzung von Umzugstechnologiediensten

Die Integration von Technologielösungen in Umzugsprozesse wird äußerst hilfreich sein, um die Herausforderungen zu bewältigen, die durch die Ankunft ukrainischer Migranten in der EU entstehen. Unsere Experten für globale Mobilität und Recht teilten folgende Erkenntnisse:

Umfassende Bedarfsanalyse durchführen: Eine gründliche Bewertung der spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen ukrainischer Migranten hilft, Schmerzpunkte im Umzugsprozess zu identifizieren und zu verstehen, was priorisiert werden muss, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Dazu könnten Sprachbarrieren, administrative Komplexitäten oder Wohnungsnot gehören.

Investition in maßgeschneiderte Technologielösungen: Anbieter von Umzugstechnologiediensten passen ihre Lösungen oft an die einzigartigen Anforderungen jeder Situation an. Durch die Investition in diese Dienste können Sie umfassende Anleitungen zu verschiedenen Prozessen wie Registrierung, Unterkunft und anderen wesentlichen Schritten bieten.

Integration mit HR-Systemen: Die Investition in Technologie ist gut und schön, aber ihre Integration in Ihre HR-Systeme ist entscheidend. Dies ermöglicht einen effizienten Datenaustausch und stellt sicher, dass Mitarbeitendeinformationen und Compliance-Daten genau verfolgt und verwaltet werden.

2. Vereinfachung der lokalen Registrierung und Unterbringung

Die lokale Registrierung und die Sicherung von Unterkünften sind zwei der größten Hürden in der deutschen Bürokratie. Angesichts der aktuellen Situation ist es wichtig, dass ukrainische Mitarbeitende einen proaktiven Ansatz von HR-Teams erhalten.

Proaktives Engagement: Die Zusammenarbeit mit lokalen Behörden, Wohnungsanbietern und Meldeämtern wird helfen, einen reibungslosen Ablauf für alle Beteiligten zu gewährleisten. Das Öffnen klarer Kommunikationskanäle hilft, die sich entwickelnden Anforderungen zu verstehen und potenzielle Engpässe im Voraus anzusprechen.

Digitales Dokumentenmanagement: Unternehmen sollten digitale Dokumentation nutzen, um alle Prozesse zu vereinfachen und elektronische Aufzeichnungen von allem zu führen, die leicht zugänglich sind. Anbieter von Umzugstechnologien können bei der Implementierung sicherer Dokumentenmanagementlösungen helfen.

Mitarbeitendeunterstützung: Unternehmen und HR-Teams müssen Orientierungsprogramme einrichten, um den Übergang für ukrainische Mitarbeitende zu erleichtern. Das Erstellen leicht zugänglicher Ressourcen in mehreren Sprachen wird Migranten helfen, sich schneller wie zu Hause zu fühlen.

3. Die Rolle führender Technologieanbieter

Branchenführende Technologieanbieter wie Noah Mobility eröffnen die Türen zu fortschrittlichen Integrations- und Onboarding-Tools, die das gesamte Umzugserlebnis verbessern und den Übergang für neue Mitarbeitende erleichtern können. Hier sind drei Möglichkeiten, wie Technologieanbieter helfen können, laut unseren Experten:

Technologieintegration: Maximieren Sie die Vorteile führender Technologieanbieter. Unternehmen wie Noah Mobility können ihre eBIS-Schnittstelle und Onboarding-Tools nahtlos in die bestehenden HR- und Umzugssysteme Ihres Unternehmens integrieren. Dies erleichtert den Datentransfer und reduziert manuelle Eingaben.

Mitarbeitende-Onboarding: Nutzen Sie Onboarding-Tools wie interaktive Begrüßungspakete, Orientierungssitzungen und Ressourcen zur lokalen Kultur und Bräuchen. Stellen Sie sicher, dass sich die Mitarbeitende in ihrer neuen Umgebung willkommen fühlen.

Kontinuierliches Training: Nutzen Sie Technologieanbieter für laufende Schulungen, die sowohl HR-Teams als auch Mitarbeitende unterstützen. Dies stellt sicher, dass alle bereitgestellte Technologie kompetent nutzen können und jederzeit Zugang zu den benötigten Ressourcen haben.

Zusammenfassung

Durch die Umsetzung der von unseren Experten vorgeschlagenen Strategien können Unternehmen und HR-Teams die aktuellen Herausforderungen, die mit der Ankunft ukrainischer Migranten einhergehen, leicht bewältigen. Sie tragen auch dazu bei, eine positive Erfahrung für alle Beteiligten zu schaffen.

Wir möchten unseren Experten für ihre Zeit während dieser Lunch & Learn-Sitzung zu einem sehr drängenden Thema danken.

Für weitere Informationen:
Daniel Zinner: d.zinner@clevis.de
Katrin Ruland: katrin@noah-mobility.de
Tom Stiebert: tom.stiebert@dwf.law

Sponsoren der Veranstaltung: CLEVIS Consult, Noah Mobility, dwf