Ist es das richtige für Sie und Ihr Unternehmen?

Warum es aktuell eine wichtige Frage ist

Die Idee, alle Mobilitätsdienste für Talente aus einer Hand zu verwalten, ist gerade neu. In der Vergangenheit bedeutete ein One-Stop-Shop für die Mitarbeiterentsendung genau das: eine einzige zentralisierte Quelle, welche die meisten Dienstleistungen erbringt, vielleicht mit einer kleinen Anzahl an Key-Partnern. Heutzutage erfordert die Komplexität der Art und Weise, wie, wo und wann wir arbeiten, und die sich rasch entwickelnden geopolitischen Kräfte jedoch ein weitaus differenzierteres Maß an Wissen und Erfahrung. Nur wenige Unternehmen, wenn überhaupt, können all dies allein anbieten. In der Vergangenheit waren die Zuständigkeiten der Bereiche Steuern, Sozialversicherung und Einwanderung etwas isoliert. Heutzutage, nach der Bewältigung mehrerer globaler Krisen, existiert eine viel engere Kommunikation zwischen Kunden und Dienstleistungs Partnern, was schnellere und flexiblere Reaktionen ermöglicht. Ebenfalls hat sich das Ausmaß der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Dienstleistern geändert, was zu der neuen Art von One-Stop-Shop-Lösungen geführt hat, die wir heute sehen.

Im aktuellen Umfeld ist die Definition dessen, was eine kooperative, ausgelagerte Lösung bedeutet, für jedes Unternehmen anders. Führungskräfte im Bereich der globalen Mobilität können mit drei wichtigen Schritten beginnen:

• Bewertung des aktuellen Unternehmensbedarfs, um festzustellen, wo und welcher Umfang bzw. welche Art von externem Expertenwissen am sinnvollsten ist
• Suche der besten Allianzen, um diese Expertise zu liefern
• Sicherstellung des Stakeholder Buy-Ins zu den Empfehlungen

In einer Studie, die von Sterling Lexicon im März 2024 durchgeführt wurde, gab die Mehrheit (74%) der GM-Führungskräfte an, dass sie den Mehrwert erkennen, der durch die Nutzung der richtigen Mischung spezialisierter Anbieter erzielt werden kann, die durch einen einzigen Punkt der Eigentümerschaft und Verantwortung koordiniert werden.

Es besteht kein Zweifel, dass die Abschaffung von zahlreichen Verträgen, SLAs und KPIs Unternehmen zu mehr Effizienz verhelfen kann. Es bietet auch diverse Vorteile, verschiedene Arten von Fachwissen zu nutzen, ohne mehrere Vereinbarungen mit unterschiedlichen Bedingungen verwalten zu müssen. In der Regel sehen wir jedoch, dass es einen von zwei Gründen für das Zögern gibt: Nicht zu wissen, wo man anfangen soll, oder sich dabei unwohl zu fühlen, bestimmte Verantwortlichkeiten abzugeben, die derzeit intern verwaltet werden.

Bewertung der Geschäfts- und Mitarbeiterbedürfnisse

Es kann hilfreich sein, sich daran zu erinnern, dass jedes Unternehmen bereits in gewissem Umfang externes Fachwissen nutzt, um das Geschäft zu führen. IT, Kundendienst oder Callcenter, Website-Design und -Wartung oder Buchhaltung sind einige Beispiele für übliche Dienstleistungen, die an externe Partner vergeben werden. In Bezug auf die globale Mobilität wird häufig auf externes Expertenwissen zurückgegriffen, um Compliance-bezogene Aktivitäten, wie Immigration, Steuern oder Datensicherheit und -schutz, zu verwalten. Unsere Forschung bestätigt, dass die am häufigsten in Anspruch genommenen externen Dienstleistungen derzeit folgende sind:

Immigration (93 %)
Relocation Management (78,5 %)
Steuern & Sozialversicherung (71 %)

Darüber hinaus sind sich viele GM Führungskräfte möglicherweise nicht ganz bewusst, was fehlt. Um festzustellen, welche spezifischen Mobilitätsdienstleistungen outgesourct werden sollen – und wer am besten geeignet ist, sie zu erbringen -, müssen die aktuellen und zukünftigen Unternehmens- und Talent Bedürfnisse bestimmt werden.

Einige der wichtigsten Fragen, mit denen Unternehmen anfangen sollten, sind:

• Was sind die primären strategischen Triebkräfte für Mobilität im Unternehmen?
• Was sind die primären Ziele? Erhöhung der Annahmequoten? Mehr Flexibilität und Optionen anbieten? Expansion in neue Gebiete?
• Über welche Fachkenntnisse verfügt das Unternehmen derzeit intern?
• Was sind die größten Talent- und Qualifikationslücken?
• n welchen Regionen werden Talente gewonnen, rekrutiert und gebunden, um diese Lücken zu schließen?
• Sind zukünftige Fusionen, Übernahmen oder Expansionen geplant?
• Wie wirken sich die demografischen Gegebenheiten und Bedürfnisse der Mitarbeiter auf die Einsatz-/Einstellungsverfahren und die Benefits aus?
• Was funktioniert zurzeit gut? Wo gibt es Probleme?
• Welche sind die wichtigsten Werte und Ziele, die die Unternehmenskultur ausmachen?

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die richtigen Fragen gleichzeitig auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter eingehen müssen. Internationale Erfahrungen oder dauerhafte Transfers sind für viele Mitarbeiter zunehmend attraktive Karrieremöglichkeiten, aber wie der Erfolg für das Unternehmen letztlich aussieht, hängt von vielen persönlichen und individuellen Umständen ab. Um die beste, gründlich fundierte Entscheidung für das Unternehmen und die Mitarbeiter zu treffen, muss die nötige Zeit genommen werden, um die Unternehmens- und Talent Bedürfnisse genau zu erfassen.

Findung der besten Option

Sobald ein klares Bild vom eigenen Unternehmen und den Mobilitätsbedürfnissen der Talente gemacht wurden und wissen, welche ausgelagerten Dienstleistungen den größten Nutzen bringen, besteht der nächste Schritt darin, potenzielle Anbieter einzuholen, um zu verstehen:

• Wo und über welche Fachgebiete sie verfügen
• Wie sie mit dem Unternehmen und untereinander zusammenarbeiten, um Überschneidungen der Dienstleistungen zu vermeiden
• Wie sie mit dem Unternehmen, den mobilen Mitarbeitern und untereinander kommunizieren werden
• Welche Technologie-Lösungen eingesetzt werden und wie diese mit den eigenen Systemen integriert werden
• Welche Werte und Kulturen die einzelnen Anbieter haben und inwiefern sie mit den Werten der anderen Anbieter und den eigenen übereinstimmen
• Wie Unternehmen davon profitieren – insbesondere welche Zeit- oder Prozesseffizienzen und/oder Kosteneinsparungen das Unternehmen erzielen kann

Eine der wichtigsten Entscheidungen von allen ist: Wer wird der endgültige Eigentümer sein? Die Festlegung eines einzigen Verantwortlichens für die Zusammenarbeit sorgt nicht nur für eine nahtlose Kommunikation und Prozesseffizienz, sondern trägt auch dazu bei, dass alle anderen Beteiligten die Idee leichter annehmen.

Das richtige Gleichgewicht und die richtige Mischung aus Menschen, Dienstleistungen und Technologie sind entscheidend für den Erfolg, und alle drei Faktoren spielen eine wichtige Rolle beim One-Stop-Shop-Modell. Um im heutigen Umfeld erfolgreich zu funktionieren, ist eine gründliche Vorbereitung im Vorfeld unerlässlich, um sicherzustellen, dass APIs, Compliance-Kontrollen und die Kommunikation zwischen allen Beteiligten reibungslos funktionieren. Je klarer die politischen Parameter definiert sind – ebenso wie die Rollen und Zuständigkeiten der einzelnen Mitglieder der Partnerschaft – und je besser die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten ist, desto besser wird die Erfahrung der globalen Mobilität, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer.

Sicherstellung des Buy-Ins

Sobald definiert wurde, wie ein One-Stop-Shop-Modell für das Unternehmen und die Mitarbeiter aussehen könnte, welche und wie viele Partner daran beteiligt werden, wie wird dann das Führungsteam davon überzeugt, weiterzugehen? Das bringt uns zu einer Frage, die schon seit langem diskutiert wird: Wird die globale Mobilität wirklich als strategischer Beitrag zum Gesamtwachstum des Unternehmens gesehen? Werden ihre Empfehlungen wirklich berücksichtigt? Die gute Nachricht ist, dass wir beträchtliche Fortschritte bei der Entwicklung des Mobilitätsteams gesehen haben, insbesondere in den letzten Jahren, da die Führungskräfte weiterhin mit Fachkräftemangel und einer zunehmend komplexen Belegschaft und geopolitischen Landschaft zu kämpfen haben. Unsere aktuellen Forschungen bestätigen dies, zeigen aber auch, dass noch einiges zu bewältigen ist. Auf die Frage, ob globale Mobilität in Ihrem Unternehmen als strategischer Partner gesehen wird, antworteten 82 % der Befragten mit Ja, während 18 % angaben, dass dies noch nicht der Fall sei.

Da Führungskräfte nach verschiedenen Ansätzen suchen, um Talentlücken zu schließen und ihre Führungspipelines aufzubauen, sollten GM Teams und ihre Partner als beratende Experten betrachtet werden, die zu kurz- oder langfristige Entsendungen, Geschäftsreisende und Pendler, lokale Einstellungen und dauerhafte Versetzungen beraten. Heutzutage gelten aktuelle und potenzielle Mitarbeiter mehr denn je als Verbraucher, und die Talentstrategie eines Unternehmens ist mit seinem allgemeinen Markenimage verbunden.

Ein weiterer interessanter Trend ist, dass wir eine direkte Korrelation zwischen der Wahrnehmung der strategischen Bedeutung, oder des Werts der Mobilität, und dem mit jeder Aktivität verbundenen Risikoniveau feststellen. So werden beispielsweise Gespräche über die Einhaltung von Arbeits-, Einwanderungs- und Steuergesetzen sehr ernst genommen, während einige der so genannten „soft services“, die mit Auslandseinsätzen verbunden sind, bei der strategischen Planung möglicherweise weniger berücksichtigt werden. Für GM Führungskräfte bietet sich die Gelegenheit, die Diskussion über Risiken zu nutzen, um ihren Wert zu zeigen – und ein Bewusstsein dafür zu schaffen, wie wichtig die richtige Kombination von Expertenwissen ist, um das Risiko zu mindern.

Es wird auch einfacher sein, die Zustimmung der Stakeholder zu gewinnen, wenn die Effizienz mit Daten belegt werden kann. Es ist wichtig zu wissen, wo die aktuellen Probleme liegen, wofür das Unternehmen und das Team die meiste Zeit aufwenden und wo Kosten oder Ausnahmefälle eskalieren können. Sobald diese Informationen vorliegen, können die mögliche Zeit, Verwaltungsaufwand und Kosteneinsparungen eines koordinierten One-Stop-Shops im Vergleich zu einem eher fragmentierten System aufgezeigt werden. Einblicke von anderen Unternehmen und Kollegen, die diese Art von Modell erfolgreich integriert haben, können ebenfalls helfen, die Argumente zu untermauern.

Zusammenfassung

Die konvergierenden Kräfte des fortwährenden Arbeitskräftemangels, sich weiterentwickelnde Arbeitskraft Modelle und die rapide Integration von technologischen und menschlichen Beiträgen zur Unternehmenswelt bedeuten, dass der Fokus auf Talente heute vielleicht so stark ist wie nie zuvor. Ziel des One-Stop-Shops ist es, Unternehmen die Möglichkeit zu geben, vor Ort auf Fachwissen in einem Bereich zuzugreifen, der nicht an einen einzigen Anbieter gebunden ist, sondern durch die Bedürfnisse des Unternehmens definiert wird. Es gibt keinen “one size fits all” Ansatz für das Outsourcing der Aspekte des GM Managements. Doch da die Rolle von GM immer komplexer wird und sich die Auftragsarten und die internationalen Arbeitskräfte weiterentwickeln, steigt die Nachfrage nach der richtigen Mischung aus Wissen und Fähigkeiten, um die Herausforderungen zu meistern.

Eine Strategie, um zu testen, ob ein kollaborativer One-Stop-Shop das Richtige für das Unternehmen ist, könnte durch eine sukzessive Einführung oder zunächst beschränkt auf eine bestimmte Region oder eine bestimmte Art von Aufträgen erfolgen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass die neue Version des One-Stop-Shop-Modells Ihrem Unternehmen helfen kann, sich in diesem sich schnell verändernden Umfeld zukunftsfähig zu positionieren, sind Sie nicht allein. Die gute Nachricht ist, dass es viele sachkundige Leute mit den richtigen Ressourcen gibt, die Ihnen bei den ersten Schritten helfen können. Sprechen Sie uns an!

Author: Sascha Meissner – Direktor für Kundenlösungen bei Sterling Lexicon. Seine umfangreiche Erfahrung in Mobilitätslösungen wird durch seine persönlichen Einsichten bereichert, nachdem er im Ausland gelebt und die Komplexitäten der internationalen Umsiedlung aus erster Hand navigiert hat.