In der sich ständig weiterentwickelnden modernen Arbeitswelt suchen Mitarbeitende zunehmend nach Möglichkeiten, vorübergehend aus dem Ausland zu arbeiten. Obwohl Arbeitgeber die Chancen und Vorteile dieser Möglichkeit oft anerkennen, stehen sie vor der Herausforderung, Anfragen für Fernarbeit zu bewältigen und gleichzeitig die Einhaltung von Steuer- und Rechtsvorschriften sicherzustellen.

Die globale HR-Plattform WorkMotion lud führende deutsche Unternehmen ein, um dieses Thema bei einer kürzlichen Veranstaltung zu diskutieren. Dieser Artikel erkundet die von Spezialisten geteilten Erkenntnisse, einschließlich bewährter Praktiken und Erfahrungen.

Unterstützt von: WorkMotion, BPM, People Mobility Alliance

Das Aufkommen von Workations als Mitarbeiterleistung

Workation, ein Kofferwort aus „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub), hat in den deutschen Medien erhebliche Aufmerksamkeit erregt. Führende Publikationen wie die Frankfurter Allgemeine Zeitung, Bild, Tagesschau und Focus haben alle Geschichten über Unternehmen berichtet, die ihren Mitarbeitenden erlauben, aus dem Ausland zu arbeiten. Dieser plötzliche Medienfokus auf das Thema resultiert aus der Tatsache, dass ein bedeutender Anteil der im DAX gelisteten Unternehmen wie Bosch, Continental und Siemens das Konzept übernommen und den Mitarbeitenden die Möglichkeit gegeben haben, vorübergehend aus persönlichen Gründen aus dem Ausland zu arbeiten.

Diese Unternehmen haben trotz damit verbundener Compliance-Risiken und administrativer Komplexitäten die innovative Leistung der Workations übernommen. Laut Tobias Nehls, Leiter des Global Mobility Managements bei Siemens, sind Workations schnell zu einer festen Mitarbeiterleistung geworden, und obwohl Unternehmen Richtlinien auf eine komfortable Art und Weise gestalten sollten, ist es unmöglich, dieses aktuelle Thema zu ignorieren.

Erkundung von Workation-Richtlinien bei Arbeitgebern

Unternehmen wie Siemens haben langsam begonnen, Workation-Richtlinien für einen Teil ihrer europäischen Belegschaft einzuführen, gehen aber Schritt für Schritt vor, um Prozesse für das gesamte Unternehmen besser zu gestalten und zu optimieren.
Andere Unternehmen wie Volkswagen, Mercedes-Benz und Celonis arbeiten noch daran, ihre Ansätze zu dieser Leistung zu definieren. Kirsten Bildhauer, VP of People & Culture bei Celonis, merkt an, dass sie noch keine offizielle Richtlinie für vorübergehende Fernarbeit aus dem Ausland haben, aber einen pragmatischen Ansatz verfolgen, um Mitarbeiteranfragen während verlängerter Urlaube oder Familienbesuche zu berücksichtigen.

Festlegung von Zeitlimits für vorübergehende Fernarbeit

Richtlinien für vorübergehende Fernarbeit aus dem Ausland variieren zwischen Unternehmen, enthalten aber oft ein gemeinsames Element – eine Dauerbegrenzung. Die meisten Richtlinien beinhalten eine Schwelle, typischerweise eine maximale Anzahl an Arbeitstagen, die pro Steuerjahr erlaubt sind. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende müssen diese Notwendigkeit einer Begrenzung erkennen und das richtige Gleichgewicht zwischen den Wünschen der Mitarbeitenden und den Compliance-Anforderungen des Unternehmens finden.
Wie unten gezeigt, variieren die Schwellen, die verschiedene Unternehmen derzeit haben, von 10 Arbeitstagen bei Unternehmen wie Adidas und Booking.com bis zu 183 Tagen bei Unternehmen wie WorkMotion. Von den im DAX gelisteten Unternehmen erlaubt Merck seinen Mitarbeitenden, bis zu 60 Arbeitstage pro Jahr aus dem Ausland zu arbeiten, was einen progressiveren Ansatz zeigt. Bosch folgt ihnen dicht und ermöglicht seiner Belegschaft von über 100.000 Mitarbeitenden, bis zu 54 Arbeitstage Workations zu genießen.

Christine van Voorden, Senior Consultant Cross-Border Employment bei Allianz, stellt fest, dass die Schwelle von 25 Arbeitstagen ihres Unternehmens aus dem Gleichgewicht zwischen Mitarbeiterpräferenzen und Compliance-Zielen resultiert.

Anstatt auf einer mathematischen Übung basiert die Festlegung der Unternehmensgrenzwerte offensichtlich auf einer pragmatischen Abwägungsübung.

Implementierung von Zielortbeschränkungen bei Workations

Neben einer zeitlichen Begrenzung von Workations setzen viele Richtlinien auch Beschränkungen für die Zielorte fest. Diese Begrenzung stellt sicher, dass Workations ein Vorteil für Mitarbeitende bleiben und nicht aufgrund von Compliance-Risiken zu einer Belastung für Arbeitgeber werden.
Frank Hohns, Leiter Global Mobility bei PwC, gibt an, dass ihre Richtlinie zur vorübergehenden Arbeit aus dem Ausland auf EU-Länder beschränkt ist. Dieser Ansatz stimmt mit den gut abgestimmten Vorschriften innerhalb der EU überein, wodurch Bedenken hinsichtlich der Sozialversicherung und des Arbeitsrechts gemindert werden. Mitarbeitende bei PwC dürfen Anfragen einreichen, die die Dauer- oder Zielortbeschränkungen überschreiten, aber diese Anfragen durchlaufen einen separaten Einzelfallprozess.

Navigation durch Steuer- und rechtliche Compliance-Risiken

Die wichtigsten Begrenzungen der vorübergehenden Fernarbeit aus dem Ausland – Dauer und Zielort – sind auf die Bedenken der Arbeitgeber hinsichtlich der Compliance-Risiken zurückzuführen. Fünf primäre Risiken werden oft als am wichtigsten angesehen:

• Körperschaftssteuer: Der Workationer könnte eine Betriebsstätte im Zielland begründen.
• Lohnsteuer: Der Workationer könnte die Verpflichtung des Arbeitgebers auslösen, eine Gehaltsabrechnung im Zielland zu etablieren.
• Sozialversicherung: Der Workationer könnte unter das Sozialversicherungssystem des Ziellandes fallen, was zu fälligen Beiträgen führt.
• Arbeitsrecht: Lokales Arbeitsrecht könnte auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sein, zusätzlich oder anstelle der Gesetze des Heimatlandes.
• Arbeitsberechtigung: Workationer könnten über keine gültige Arbeitserlaubnis im Zielland verfügen, was potenziell zu illegalen Arbeitsaktivitäten führen könnte.

Obwohl einige Risiken, wie Betriebsstätten, mehrdeutig und situationsspezifisch bleiben, entscheiden sich Arbeitgeber oft für einen Nulltoleranzansatz. Sie betonen strikte Compliance aufgrund der unverhältnismäßigen Konsequenzen von Nichteinhaltung.

Umgang mit Arbeitsberechtigungen und Visa-Herausforderungen

Eine bedeutende Herausforderung besteht darin, zu bestimmen, wie Mitarbeitende, die Workations nehmen, für Visa qualifizieren sollten. Typischerweise gibt es hier drei Optionen:

• Qualifikation als Touristen.
• Qualifikation als Geschäftsreisende.
• Qualifikation als lokale Mitarbeitende im Zielland.

Die letzte Option kann jedoch unerwünschte Belastungen für Arbeitgeber auslösen und somit Möglichkeiten für Workations außerhalb der EU oder für EU-Bürger und in der EU für Nicht-EU-Bürger reduzieren. Fachpanelisten bei der Veranstaltung waren sich uneinig, welche Option die beste sei, stimmten jedoch in einem Punkt überein: Zusammenarbeit, um diese Komplexitäten mit den zuständigen Institutionen zu klären.

Datenanalyse zur Nachfrage nach vorübergehender Fernarbeit

Das Thema der vorübergehenden Fernarbeit aus dem Ausland präsentiert zwei primäre Anwendungsfälle. Der offensichtlichste Fall, laut Heiko Leitz von DB Schenker, sind Workations. Hierbei kombinieren Mitarbeitende ihren Urlaub mit Arbeitszeit.
Daten, die von WorkMotion aus über 5.500 Workation-Anfragen gesammelt wurden, bestätigen diese Aussage. Aber über die Bestätigung des steigenden Trends der vorübergehenden Arbeit aus dem Ausland hinaus, enthüllt die Datenauswertung auch andere interessante Muster. Werfen Sie einen genaueren Blick auf die visuelle Darstellung unten für einen umfassenden Überblick.

Verteilung der Mitarbeiteranfragen vs. Nationalitäten der Mitarbeitende

Das linke Kuchendiagramm zeigt die Verteilung der Mitarbeiteranfragen auf verschiedene Länder. Beachten Sie, dass der Datensatz hauptsächlich Unternehmen mit Sitz in Deutschland umfasst, wobei über 80% der Mitarbeiteranfragen von Personen stammen, die in Deutschland beschäftigt und daher ansässig sind (in Gelb dargestellt).
Das rechte Kuchendiagramm zeigt jedoch die Nationalitäten der Mitarbeitenden, die diese Anfragen stellen. Obwohl ca. 80% der Anfragen von in Deutschland beschäftigten Personen stammen, werden nur 45% dieser Anfragen von deutschen Staatsbürgern gestellt.

Dies zeigt eine Überrepräsentation von nicht-deutschen Staatsangehörigen, die in Deutschland arbeiten und die Möglichkeit suchen, für eine kurze Zeit aus dem Ausland zu arbeiten, dargestellt in Grün.

Top Nationalitäten-Zielort-Kombinationen für Workations

Noch tiefer gehend zeigt das Balkendiagramm die Top-17-Kombinationen aus Nationalitäten und Zieländern. Die auffälligste Kombination ist deutsche Staatsbürger, die Spanien als bevorzugtes Ziel wählen. Weitere beliebte Ziele für Deutsche sind Italien, Portugal und Frankreich, wie durch die gelben Balken dargestellt.
Es ist jedoch auch klar, dass internationale Mitarbeitende, die in Deutschland arbeiten und Workations suchen, dazu neigen, ihre Heimatländer zu wählen. Inder wählen Indien, Italiener Italien und Spanier kehren nach Spanien zurück usw.

Zwei unterschiedliche Anwendungsfälle für Workation-Anfragen

Die obenstehende Analyse liefert Einblicke in die beiden Hauptanwendungsfälle für Anfragen zur vorübergehenden Arbeit aus dem Ausland.
Erstens, Deutsche möchten ihren Urlaub in Spanien verlängern, indem sie ihn mit Arbeit kombinieren und so zu einer Workation machen. Zweitens möchten internationale Mitarbeitende, die in Deutschland wohnen, oft ihre Heimatländer mit ihren Workation-Vorteilen besuchen.

Die Daten bestätigen nicht nur das wachsende Interesse an vorübergehender Arbeit aus dem Ausland, sondern enthüllen auch die unterschiedlichen Bedürfnisse und Wünsche in Bezug auf Präferenzen und Motivationen unter den Mitarbeitenden.

Verwendung von Technologie zur Automatisierung und Vereinfachung von Prozessen

Im Zeitalter der Digitalisierung und Automatisierung beginnen Unternehmen, Technologie einzusetzen, um den Prozess und das Management der vorübergehenden Fernarbeit zu vereinfachen. Unternehmen wie Personio und Allianz setzen Technologie für Aufgaben wie Online-Antragsformulare und automatisierte Genehmigungsworkflows ein. Dies hilft nicht nur, Prozesse zu vereinfachen, sondern stellt auch die Einhaltung der Compliance sicher.
WorkMotion bietet eine umfassende Lösung namens WorkFlex, die Unternehmen ermutigt und unterstützt, Workations als Mitarbeiterleistung anzubieten. Ihre Technologie deckt den gesamten Prozess ab, von der Anfrage bis zur Compliance-Bewertung und -Genehmigung.

Vor zwei Jahren waren Workations, insbesondere in der deutschen Belegschaft, fast nicht existent. Jetzt sind sie ein wachsendes Phänomen als Mitarbeiterleistung, die Unternehmen dazu zwingt, Technologie einzusetzen, um ihrer wachsenden Bedeutung gerecht zu werden.

Zusammenfassung

Der Aufstieg von Workations als Mitarbeiterleistung zeigt eine enorme Transformation in der Landschaft der globalen Mobilität. Während Organisationen weiterhin ihre Richtlinien gestalten und neue Technologien einsetzen, müssen sie das richtige Gleichgewicht zwischen den Wünschen der Mitarbeitenden und den Compliance-Anforderungen finden. Gesagt sei, die Zukunft der vorübergehenden Arbeit aus dem Ausland scheint vielversprechend.
Mit dem Beweis eines globalen Mindsets machen sich Unternehmen immer attraktiver für potenzielle Mitarbeitende, die mehr Fernarbeitsvorteile wünschen. Dies hilft Unternehmen auch, Talente besser zu finden und zu entwickeln und eine vielfältigere, inklusive globale Belegschaft zu schaffen.

Autor: Pieter Manden
Content-Sponsor: WorkMotion